Reisen zu Kongressen planen
26. Jul, 2011 
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Wird man in der Firma dazu beauftragt, eine Kongressreise zu buchen sollte man auf einige Dinge achtgeben. Denn hier kann man jede Menge falsch machen. Möchte man den eigenen Job nicht riskieren, hält man sich an eine bestimmte Devise. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Findet ein Kongress statt, sind Zimmer und Flüge in der Regel sehr rar. Das bedeutet, man sollte nicht zu lange mit der Buchung warten. Sobald feststeht, dass ein oder mehrere Mitarbeiter dort hinreisen, sollte man buchen und keinen Tag mehr länger warten. Morgen könnte bereits alles belegt sein und dann bekommt man jede Menge Ärger mit dem Chef. Um die Kongresskarten muss man sich keine Sorgen machen. Diese besorgt man erst dann, wenn man wirklich alle anderen Dinge erledigt hat. Denn wichtige Leute bekommen immer noch Tickets, im Notfall kann man sie am Eingang auch noch erwerben.
Kongressreisen optimal buchen
Sobald man den genauen Termin erfahren hat, bucht man den Flug. Für den Chef darf es ruhig ein First Class Flug sein. Bitte vorher abklären, ob es wirklich so üblich ist. Möchte dieser wirklich einen haben, darf man nicht lange warten. In der First- und Businessclass sind die Sitze schneller ausgebucht, als man sich umsehen kann. Nach dem der Flug steht, sucht man ein passendes Hotel raus. Ein Hotel, das am besten in der Nähe von der Kongresshalle liegt. Im Notfall darf es auch weiter weg sein. Aber um so näher, um so besser. Auch dort bucht man ein Zimmer, das den Ansprüchen des Chefs genügt. Flüge buchen sollte man direkt bei den Fluggesellschaften und niemals zu lange warten. Außerdem nimmt man so ein Angebot, dass man noch umbuchen kann. Bei Businessflügen darf man niemals ein billiges Ticket nehmen. Im Notfall bleibt man darauf sitzen und eine Umbuchung ist unmöglich. Bei sehr teuren Firstclass Flügen macht das überhaupt keinen Sinn, wobei es in dieser Klasse meistens keine billigen Tickets gibt. Trotzdem, immer auf solche kleinen Details achten. Kongresse verschieben sich gerne mal oder das Ticket muss auf einen anderen Namen umgebucht werden.
Und dann der Rest
Hat man den Flug gebucht, das Hotel reserviert und für die Tickets gesorgt, darf man sich um den Rest kümmern. Ein Chef benötigt meistens einen Firmenwagen, ein gutes Restaurant und möchte Tipps zum Fortgehen erhalten. All das kann man sich in Ruhe raussuchen, wenn man sich um die anderen Dinge gekümmert hat. Es ist wirklich nicht schwer einen Kongressbesuch zu organisieren, man muss nur wissen, was der Chef möchte und wie viel es kosten darf. Dann geht alles von alleine. Tipp: Um so früher man bucht, um so mehr Auswahl hat man in der Regel. Das darf man sich merken. Genau arbeiten, ist in dieser Branche das A und O. Wer bei der Buchung unkonzentriert ist, darf nicht mit sehr viel Beifall rechnen. Das ist leider so. Wenn die Firma wegen eines Mitarbeiterfehlers drauf zahlen muss, kann es auch zu einer Kündigung kommen. Aufpassen und wirklich alles dreifach kontrollieren ist auf jeden Fall besser.
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